1с учет путевых листов и гсм. Учет ГСМ в «1С
С помощью путевых листов происходит учёт затрат бензина и других горюче-смазочных материалов. В типовых конфигурациях 1С, таких, как 1С 8.3 Бухгалтерия, отсутствуют встроенные печатные формы путевых листов, однако возможно реализовать учет затрат на ГСМ несколькими способами.
Сперва рассмотрим общий порядок учёта ГСМ в компаниях и поэтапно проследим за всеми процессами.
Первым делом, водителями или механиками отражаются сведения о транспортном средстве, маршруте и расходе бензина: фактическом и нормативном. Нормы расхода определяются бухгалтером на основании норм Минтранса.
После этого задача бухгалтера – грамотно учесть приход ГСМ. Рассмотрим, как учитывать ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия.
1. Авансовые отчёты для учёта ГСМ
Первой операцией является выдача ДС в подотчёт. Сделаем это в разделе «Кассовые документы» раздела «Банк и касса».
Выбираем пункт «Выдача».
Заполняем документ следующим образом:
После этого можно перейти к оформлению авансового отчёта. Для этого переходим в раздел «Банк и касса» - «Авансовые отчёты». Нажимаем «Создать».
Заполняем шапку документа и его первую вкладку «Авансы», внеся туда созданный ранее РКО:
Заполняем вкладку «Товары» информацией о купленных ГСМ, указывая 10.03 счёт учета:
После проведения документа получаем следующие проводки:
Для списания бензина используется документ «Требования-накладная», расположенный в разделе «Склад»:
Нажмём Создать и заполним документ:
После проведения документ формирует следующие проводки:
2. Талоны для учёта ГСМ
В случае использования талонов на ГСМ их приобретение отражается документом «Поступление денежных документов» из раздела «Банк и касса». Заполняем документ:
Для заполнения таблицы денежных документов создадим талон ГСМ:
Формируются проводки:
Для дальнейшего учёта ГСМ можно использовать те же документы, что были описаны выше: «Авансовый отчет» и «Требования-накладная».
3. Учёт ГСМ через Поступление товаров
Существует способ учесть ГСМ через документ Поступление товаров. Для этого перейдём в раздел «Покупки» - «Поступления» и создадим Поступление товаров (накладная). Заполним документ следующим образом:
Документ формирует следующие проводки:
Списание ГСМ можно оформить через требование-накладную, пример которого был рассмотрен выше.
В типовой 1С 8.3 Бухгалтерия нет функционала для работы с путевыми листами. Для реализации данной возможности следует подумать о доработке 1С 8.3 Бухгалтерия.
Доработка программы 1С Бухгалтерия 8.3 для учёта путевых листов
Для работы с путевыми листами и их печатью в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо провести доработку программы, либо встраивание внешней обработки, жёстко не связанной с конфигурацией и не мешающей проводить типовые обновления.
Необходимость в этом может возникать у всех ИП и организаций, так или иначе связанных с перевозками, оказывающими транспортные услуги и имеющими ТС, которые необходимо учитывать. Непосредственными пользователями этого функционала могут быть бухгалтеры, сотрудники транспортного отдела, менеджеры и пр.
Мы предлагаем Вам воспользоваться нашими услугами для внедрения функционала учёта ГСМ и оформления путевых листов для программ 1С, в том числе 1С 8.3 Бухгалтерия. Проконсультироваться по объёмам и глубине работ Вы можете с нашими менеджерами. Просто оставьте заявку, и мы Вам перезвоним.
Заключение
В рамках статьи мы рассмотрели возможности 1С 8.3 Бухгалтерия по работе с ГСМ и её возможностях по учёту путевых листов. Как видно, в типовой редакции нет возможности учитывать путевые листы и выводить их через печатные формы. Однако, это возможно сделать с помощью внешней обработки или же доработки самой программы.
Остались вопросы? Ответим на все вопросы по путевым листам в 1С Бухгалтерия и учёту ГСМ в рамках бесплатной консультации!
Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :
- По авансовым отчетам
- По талонам
- По топливным картам
Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.
Схема учета выглядит следующим образом:
- Выдача наличных денег подотчетнику
- Оформление авансового отчета
- Возврат наличных в кассу
- Списание затрат на ГСМ по топливным картам
На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).
На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)
Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .
Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».
Списание ГСМ по топливным картам
В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.
В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:
- Оприходование топливной карты
- Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
- Списание затрат.
Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)
Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).
Шаг 1. Выдача денежных средств в подотчет
Сначала рассмотрим как отразить покупку ГСМ работником за наличные деньги в 1С 8.3. Прежде всего необходимо оформить выдачу денежных средств в подотчет. Для этого предназначен документ Выдача наличных, который можно найти на вкладке Банк и касса → Кассовые документы:
Переходим на вкладку Кассовые документы. Для открытия документа нажимаем кнопку Выдача:
Затем нужно установить вид операции Выдача подотчетному лицу:
Далее необходимо указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета. Все реквизиты выбираются автоматически из справочников, если нажать значок в конце каждой строки . Пример заполнения:
После заполнения документа нажимаем кнопку Провести, при этом формируется Расходный кассовый ордер и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.
Для вывода печатной формы РКО кликаем на кнопку Печать, далее Расходный кассовый ордер и получаем печатную форму документа:
Шаг 2. Оприходование топлива
После получения денежных средств сотрудник приобрел топливо за наличные и отдал авансовый отчет в бухгалтерию. После утверждения авансового отчета проводится оприходование топлива. Для этих целей в 1С 8.3 нужно на вкладке Касса и банк выбрать пункт меню Авансовый отчет:
Создаем новый документ: указываем подотчетное лицо, организацию и склад. На вкладке Авансы вносим данные о документе Выдача наличных:
На вкладке Товары вводим данные о приобретенных ГСМ, счет учета – 10.03. При проведении документа создается проводка Дт 10.03 Кт 71.01 на сумму 2 000 руб.:
При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.
Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.
При проведении документа в 1С 8.3 формируются проводки, которые всегда можно посмотреть, нажав иконку , которая есть в каждом документе. Таким образом увидим сформированные проводки по этому документу:
Как правильно оформить авансовый отчет, особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3) рассмотрено в нашем видео уроке:
Шаг 3. Списание бензина по путевым листам
Следующий этап – это списание бензина в 1С на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа. Для этого в 1С 8.3 используется документ , который расположен на вкладке Производство:
В документе нужно ввести склад и организацию. В таблице документа на закладке Материалы добавить строчку со списываемым топливом, ввести количество и счет учета (10.03):
На вкладке Счет затрат следует ввести счет списания, статью затрат и подразделение:
Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44.01 Кт 10.03 на сумму 2 000 руб. Таким образом, топливо списывается.
Учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам
Шаг 1. Перечисление предоплаты поставщику
В случае покупки ГСМ (бензина) по топливным картам, в первую очередь необходимо сделать перечисление предоплаты поставщику через документ . Для этого нужно на вкладке Банк и касса использовать пункт Банковские выписки:
И создать новый документ нажатием кнопки Списание:
При проведении данного документа создается проводка Дт 60.02 Кт 51 на сумму 100 000 руб.:
Шаг 2. Поступление топливной карты
Следующим этапом является поступление топливной карты, которое в 1С 8.3 оформляется документом Поступление (акты, накладные). Его можно найти в разделе Покупки:
Создаем документ Поступление товаров. В поле Накладная ставим номер и дату документа поставщика. Кнопкой Добавить добавляем номенклатуру Карта топливная. Ставим количество, цену и поставщика:
Если операция с НДС, то заполняем в нижнем левом углу номер и дату предъявленного счета-фактуры и нажимаем кнопку Зарегистрировать:
При окончательной обработке документа проводим документ кнопкой Провести и в итоге получаем проводки:
Для количественного учета топливных карт в 1С 8.3 карты приходуются на забалансовый счет 006 ручной проводкой через документ Операции, введенные вручную:
Шаг 3. Принятие к учету ГСМ
В конце месяца, как правило, поставщик представляет документы о фактически заправленном топливе. На их основании ГСМ (топливо) принимаются к учету документом Поступление товаров и услуг на счет 10.03. Для этого сформируем новый документ, введем поставщика, организацию, склад, договор и добавим строчки в таблицу Товары. Заполняем аналогично поступлению топливных карт:
Проверяем проводки, которые формируются при проведении документа:
Шаг 4. Списание бензина в 1С 8.3 по путевым листам
На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.
При списании ГСМ на непроизводственные нужды, списание топлива проводится тем же документом Требование-накладная, но на закладке счет затрат указываем счет 91.02 и статью затрат Не принимаемые к налогообложению:
При проведении формируется проводка:
Шаг 5. Контроль остатка топлива (бензина) на складе
Для контроля остатка топлива на складе в 1С 8.3 формируем оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10.3. Документ находится на закладке Отчеты:
Открываем ОСВ по счету 10.3, задаем параметры отчета: период, отбор по номенклатуре, по количеству и формируем ОСВ. Отобрать по номенклатуре из справочника можно применив функцию Найти, задав в окно поиска ключевое слово Бензин:
Если у вашей организации есть автотранспорт, то вы обязаны оформлять путевые листы. Предприятия, занимающиеся перевозками людей и грузов, используют единые бланки, утвержденные Госкомстатом. Прочие организации могут разработать собственную форму. Как оформить путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия читайте в этой статье.
Путевой лист, или путевка - это первичный документ, в котором фиксируют все данные по использованию автомобиля, а именно:
- Кто является собственником транспорта;
- Тип, модель, регистрационный номер автомобиля;
- Показатели счетчика пробега при выезде и прибытии в гараж;
- Дату и время выезда и заезда;
- ФИО ответственного за отправку машины (в транспортных организациях это, как правило, диспетчер);
- ФИО водителя;
- Дату и время медосмотра за подписью медработника (в крупных транспортных компаниях есть такая должность);
- Записи о техосмотре транспорта за подписью механика (если в парке больше 100 автомобилей).
Если вы используйте не стандартный бланк путевки, а собственный, то все эти реквизиты там должны быть.
В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет документа «Путевой лист» и функционала по его учету, но существует множество дополнительных программ для 1С по учету путевых листов. Они встраиваются в типовые конфигурации 1С и помогают заполнять путевые листы и контролировать расход топлива и эффективность использования транспорта. Далее читайте, какие программы сегодня представлены на рынке для учета путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Скачать программу "Путевые листы"
Бланки путевых листов и образец заполнения формы 3
Для разных видов транспорта разработаны разные формы путевых листов.
- Для легковых автомобилей разработана форма 3. Ее можно ;
- Для грузового автотранспорта используют три вида форм:
- Форма 4-П . Ее применяют при учете работы грузового транспорта по повременному тарифу, на основе этой формы начисляют зарплату водителям. Скачайте здесь бланк формы П4 ;
- Форма 4-С . Ее используют при сдельной оплате труда водителю. Скачайте здесь бланк формы 4-С ;
- Форма 4-М . Ее применяют при транспортировке грузов за территорию России. Скачайте здесь бланк формы 4-М .
- Для пассажирского транспорта используют два основных вида форм:
- Форма 6 спец . Ее используют для автобусов необщего пользования при перевозке пассажиров. Эту форму также используют для начисления зарплаты водителям. Скачайте здесь бланк формы 6 спец ;
- Форма 6 . Ее используют для общественного транспорта (автобусов) при перевозке пассажиров. Эту форму также используют для начисления зарплаты водителям. Скачайте здесь бланк формы 6 .
Также существуют формы путевых листов для строительной техники и спецтранспорта.
С обработкой заполнения путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0" Вы сможете:
- Сократить время на составлении путевых листов
- Рассчитывать расстояние по адресам
- Загружать и заполнять маршруты из Excel файлов
- Сравнивать плановые и фактические данные пробега
- Рассчитывать расход топлива по заданной норме
- Автоматически определять перерасход или экономию топлива
- Хранить путевые листы непосредственно в "1С:Бухгалтерия 3.0"
Если у Вас грузовой транспорт, то Вам необходимо заполнение путевого листа грузового автомобиля
Как работает заполнение путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0":
Устанавливаем дополнительную внешнюю обработку.
В документе требование-накладная заполняем путевой лист. Проводить документ не обязательно - можно только сохранить.
Выводим заполненный путевой лист на экран и на печать.
Заполненный путевой лист со всеми данными теперь хранится в документе "Требование-накладная" базы "1С:Бухгалтерия 3.0".
Демонстрация работы с путевыми листами в 1С:Бухгалтерия
Посмотрите как работает заполнение путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0". Для этого перейдите по ссылке http://5.101.63.154:8090/AccDemo и у Вас загрузится веб клиент "1С:Бухгалтерия 3.0". В списке пользователей выберите "Демо" и входите в базу.
Далее зайдите в раздел "Производство"->"Требование-накладная" , откройте любой документ в списке и в меню "Печать" выбираете пункт "Путевой лист легкового автомобиля" или "Путевой лист грузового автомобиля" . Заполняете поля и выполняете печать путевого листа
Вы можете загрузить маршруты из Excel для быстрого заполнения путевых листов. Для Вашего удобства мы добавили примеры трех форматов исходных Excel файлов для загрузки в путевые листы.
Посмотреть примеры информации для загрузки путевых листов Вы можете в форме программы, нажав меню "Примеры файлов" .
Стоимость установки путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0"
Возможности |
|
---|---|
Печать всего путевого листа | + |
Ввод маршрутов и адресов | + |
Ввод реквизитов первой страницы путевого листа | + |
Расчет остатков топлива | + |
Расчет показаний спидометра на конец дня | + |
Ввод документов "Авансовый отчет" для отражения заправки топлива и учета в расчете остатков на конец дня | + |
Печать из документа "Требование-накладная" | + |
Расчет расстояния по картографическим сервисам | + |
Сохраняет выбранные при печати параметры | + |
Расчет зарплаты по ставке за час | + |
Расчет зарплаты по ставке за км | + |
Стоимость руб. в т.ч. НДС | 10 284 |
Поддержка по работе с обработкой заполнения путевых листов - 1 месяц.